Pengertian Surat Niaga Serta Fungsi, Contoh dan Manfaatnya

6 Jun 2022

Surat niaga umum digunakan oleh pelaku usaha. Berikut fungsi dan contohnya.

Surat niaga adalah salah satu surat yang umum digunakan dalam dunia bisnis. Para pebisnis dapat menulis surat berikut untuk memenuhi keperluan usaha mereka. Terdapat berbagai jenis surat niaga yang penulisannya memiliki rencana berbeda-beda.

 

Pembuatan surat niaga ini biasanya dilakukan oleh pemilik usaha, baik itu perseorangan maupun perseroan. Lalu apa itu surat niaga? Simak artikel berikut untuk mengetahui selengkapnya.

Apa Itu Surat Niaga?

Secara sederhana pengertian surat niaga adalah surat resmi yang dikeluarkan perusahaan untuk tujuan bisnis tertentu. Adapun manfaat surat niaga adalah menjadi media komunikasi antara perusahaan dan klien serta pihak-pihak yang terhubung dalam suatu bisnis.

Jenis-Jenis Surat Niaga

Tujuan pembuatan surat niaga adalah untuk menyampaikan maksud bisnis. Adapun jenis-jenis surat niaga yang perlu diketahui pelaku bisnis ialah sebagai berikut.

1. Surat permintaan penawaran

Surat niaga jenis ini merupakan surat berisi permintaan penawaran dari calon pembeli kepada perusahaan penjual produk atau jasa. Permintaan yang dimaksud antara lain berupa katalog produk beserta harganya, promo yang berlaku, dan sebagainya.

2. Surat pesanan

Jika setelah menerima surat penawaran calon pembeli tertarik untuk membeli, jenis surat yang akan mereka kirim selanjutnya yaitu surat pesanan. Surat pesanan berisi tentang informasi dan rincian produk yang akan mereka beli.

3. Surat perkenalan

Salah satu manfaat surat niaga adalah untuk mengenalkan produk atau jasa suatu bisnis ke perusahaan lain dengan informasi yang lengkap. Gunakan surat perkenalan untuk tujuan ini.

4. Surat penolakan pesanan

Karena beberapa faktor seperti membludaknya pesanan, tak jarang perusahaan terpaksa menolak pesanan pembeli. Untuk menolak pesanan, perusahaan perlu membuat surat penolakan pesanan dengan menyertakan alasannya.

5. Surat pengiriman pembayaran

Dapat dikatakan, surat pengiriman pembayaran merupakan bukti transaksi oleh pembeli. Pada jenis surat ini, isi surat niaga adalah jumlah uang yang dibayarkan kepada penjual, metode pembayaran, dan bukti transaksi.

6. Surat komplain atau pengaduan

Anda bisa mengirim surat pengaduan atau komplain jika menerima barang rusak atau cacat maupun barang yang datang tidak sesuai pesanan. Dalam hal ini, fungsi surat niaga adalah mengajukan pengaduan.

7. Surat penangguhan pembayaran

Terkadang ada kondisi dimana pembeli tidak bisa melakukan pembayaran secara tepat waktu karena alasan-alasan tertentu. Jika hal tersebut terjadi, pembeli bisa mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Jenis surat niaga ini bisa dikirimkan setelah menerima surat tagihan dari penjual.

8. Surat penagihan

Jika transaksi jual beli telah disepakati dengan metode utang, penjual bisa mengirimkan surat penagihan kepada pembeli. Isi dari surat niaga adalah pemberitahuan batas waktu pembayaran atau jatuh tempo.

9. Surat jawaban penangguhan pembayaran

Jenis lain surat niaga adalah surat jawaban penangguhan pembayaran. Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan surat balasan penangguhan yang dikirim pembeli sebelumnya. Surat ini berisi jawaban atau respon dari permintaan penangguhan, bisa berupa penolakan atau ketentuan pembayaran yang baru.

10. Surat menjawab pengaduan

Selain untuk melakukan pengaduan, fungsi surat niaga adalah menjawab pengaduan tersebut. Surat ini berisi ucapan terima kasih untuk pengaduannya serta langkah yang diambil penjual guna mengatasi masalah yang dialami pembeli.

11. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan bentuk respon penjual atas pengajuan pembelian. Isi suratnya yaitu konfirmasi barang yang dipesan tersedia atau tidak. Penjual juga bisa menyertakan metode pembayaran dan detail pengiriman dalam surat ini.

12. Surat penawaran

Surat penawaran merupakan surat balasan untuk permintaan penawaran yang sebelumnya dikirimkan calon pembeli. Tidak selalu untuk membalas permintaan penawaran, perusahaan juga boleh berinisiatif mengirimkan surat penawaran kepada calon pembeli secara langsung.

Fungsi Surat Niaga

Beberapa fungsi surat niaga adalah sebagai berikut.

  • Bukti konkrit mengenai perjanjian
  • Panduan kerja dalam melaksanakan tugas
  • Bentuk promosi
  • Mengingatkan suatu wacana
  • Bukti silsilah perkembangan bisnis

Struktur Surat Niaga

Jika Anda ingin membuat surat niaga untuk keperluan bisnis, simak struktur surat niaga berikut untuk dijadikan sebagai referensi.

  • Kop surat
  • Nomor surat
  • Lampiran
  • Perihal
  • Tanggal pembuatan surat
  • Alamat surat
  • Salam pembuka
  • Konten surat berupa pendahuluan, inti dan penutup
  • Salam penutup
  • Detail pengirim surat
  • Tanda tangan pengirim surat

Contoh Surat Niaga

Masih bingung dengan bentuk surat niaga? Simak contoh surat niaga berikut ini untuk dijadikan pedoman saat membuatnya.

Contoh Surat Niaga Penawaran

Perusahaan dapat membuat surat niaga untuk menawarkan produk atau jasanya. Berikut contoh surat niaga penawaran yang bisa diikuti.

PT PELURU KOMPUTER

Komputer dan Elektronik

Jl. Melati 10, Yogyakarta

Telp. 023-130613, Email : contact@pelurukomputer.com

Malang, 20 Januari 2022

Nomor             : 13/BGTS/SN/VIII/2022

Lampiran         : 1 Berkas

Perihal            : Penawaran Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. TENTARA API

Jl. Ahmad Yani 321 Semarang

Dengan hormat,

Melalui surat ini, izinkan kami, perusahaan pemasok komputer dan elektronik, untuk memberikan penawaran barang. Keunggulan kami adalah harga yang terjangkau namun kualitas terbaik.

Bersama surat ini kami lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama. Kami terbuka pada berbagai macam metode pembayaran. Pembayaran bisa dilakukan di awal atau setelah barang sampai. Hal tersebut bisa didiskusikan di kemudian hari.

Demikian surat penawaran ini disampaikan. Untuk perhatian saudara kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Raymond Gunawan

Contoh Surat Niaga Permintaan Penawaran

Jika Anda tertarik pada produk atau jasa suatu perusahaan, Anda bisa mengirim surat permintaan penawaran dengan mengikuti contoh surat niaga singkat berikut.

PT TENTARA API

Alat dan Layanan Pemadam Kebakaran

Jl. Bali 19, Palembang

Telp. 023-170845, Email : contact@binatentara.com

Malang, 20 Januari  2022

Nomor             : 22/BGTS/SN/VIII/2022

Perihal            : Permintaan Penawaran

Kepada Yth,

Pimpinan PT PELURU KOMPUTER

Jl. Teuku Umar 22, Jakarta

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dibukanya satu departemen baru di perusahaan kami, maka dari itu kami bermaksud untuk memohon permintaan penawaran produk komputer yang tersedia di perusahaan Bapak beserta informasi selengkapnya.

Demikian surat permintaan penawaran ini dibuat. Atas waktu dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih banyak.

Hormat kami,

Raymond Gunawan.

Nah, berikut penjelasan lebih lengkap mengenai surat niaga dan aplikasinya dalam bisnis. OCBC NISP juga ingin turut membantu dalam perjalanan bisnis Anda. Kami menawarkan berbagai bantuan finansial untuk pelaku usaha sebagai bentuk komitmen kami.

 

Jangan lupa untuk tetap memantau blog OCBC NISP untuk mendapatkan kabar bermanfaat lainnya seputar dunia bisnis.

Baca juga:

Cerita untuk inspirasi

Read
Investasi Reksa Dana

Education, Daily Update, Investment - 23 Jun 2022

Berinvestasi dengan Reksa Dana

Read
Mempersiapkan Dana Pensiun

Daily Update, Education, Investment - 23 Jun 2022

Mempersiapkan Dana Pensiun

View All

Related Product

Individu

Individu

OCBC NISP banking solutions are ready to help you fulfill all aspirations in life. #TAYTB

Download ONe Mobile