Surat Permohonan: Pengertian, Fungsi, Jenis & Contoh

12 Jan 2022 Ditulis oleh: Redaksi OCBC NISP

Apa itu surat permohonan? Simak pengertian, jenis, hingga contohnya berikut!

Dalam dunia kerja, surat permohonan adalah hal yang sudah tidak asing lagi di telinga. Seorang karyawan tentu pernah mengajukan sebuah permintaan izin, entah untuk cuti atau keperluan mendesak lain. Nah, proses pengajuan tersebut tidak boleh hanya dilakukan melalui lisan saja, melainkan harus memberikan surat permohonan sesuai tujuannya.

Lantas, apa itu surat permohonan? Agar tidak bingung, yuk langsung saja simak penjelasan mengenai pengertian surat permohonan lengkap dengan fungsi, jenis, hingga contoh-contohnya di bawah ini!


Apa itu Surat Permohonan?

Secara umum, pengertian surat permohonan adalah surat resmi yang ditulis oleh seseorang, badan usaha, maupun organisasi dengan tujuan meminta suatu hal kepada pihak atau instansi lain. Surat ini biasanya digunakan dalam lingkungan formal, seperti perusahaan, lembaga pendidikan, dan lain sebagainya.

Bila sobat OCBC sedang berada dalam lingkungan tersebut dan membutuhkan bantuan orang lain atau ingin meminta izin, maka Anda tentu perlu menulis surat permohonan. Dalam pembuatannya, surat tersebut harus memiliki suatu tujuan yang disampaikan secara formal.

Maka dari itu, format maupun gaya penulisan surat permohonan tidak boleh sembarangan dan wajib mengikuti ketentuan umum yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.


Tujuan dan Fungsi Surat Permohonan

Seperti penjelasan sebelumnya, tujuan utama surat permohonan adalah untuk mengajukan permintaan atas suatu kepentingan tertentu kepada pihak atau instansi terkait. Sedangkan, secara umum fungsi surat permohonan adalah sebagai bukti tertulis mengenai tujuan atau kebutuhan yang Anda ajukan agar bisa memperoleh dukungan dan bantuan dari pihak penerima surat.


Jenis-jenis Surat Permohonan

Terdapat beberapa jenis surat permohonan yang sering digunakan. Sobat OCBC bisa memilih salah satunya sesuai kebutuhan dan tujuan Anda. Adapun jenis-jenis surat permohonan adalah sebagai berikut.

  1. Surat Permohonan Sponsor
    Surat permohonan sponsor ditujukan untuk meminta bantuan dana sebagai sponsor dari suatu acara atau kegiatan, baik bersifat resmi maupun tidak. Semakin banyak pihak sponsor dan besar dana yang Anda dapatkan maka kegiatan dapat menjadi semakin sukses dijalankan.

    Dalam surat ini, Anda sebaiknya mencantumkan secara jelas pihak yang dimohon untuk memberikan dana atau sponsor hingga kebutuhan acara. Jangan lupa tuliskan pernyataan optimis mengenai kesuksesan kegiatan tersebut bila mendapat dukungan dari target sponsor.

  2. Surat Permohonan Izin Acara
    Surat permohonan izin acara biasanya digunakan sebagai bukti resmi perizinan dilaksanakannya suatu acara atau kegiatan. Surat ini tergolong penting mengingat acara telah direncanakan sedemikian rupa agar bisa berjalan lancar tanpa kendala. Sehingga, penyelenggara perlu membuat surat ini, misalkan untuk kegiatan pentas seni, seminar, dan semacamnya.

  3. Surat Permohonan Kerjasama
    Sesuai dengan namanya, surat permohonan ini ditulis dengan tujuan menjalin kerjasama kepada pihak atau instansi lain. Umumnya, kerjasama tersebut merupakan urusan bisnis yang dilakukan untuk memperkuat hubungan antar perusahaan, mengatasi kendala, maupun memenuhi kekurangan melalui bantuan pihak lain.

  4. Surat Permohonan Izin Cuti
    Pasti Anda sudah tahu, surat permohonan satu ini ditujukan untuk meminta izin cuti kepada atasan di suatu perusahaan atau instansi. Sobat OCBC mungkin akan membutuhkannya bila sedang dalam keadaan mendesak yang mengharuskan Anda melakukan izin cuti sementara waktu atau bahkan berkepanjangan.

  5. Surat Permohonan Beasiswa
    Jenis lainnya dari surat permohonan adalah untuk keperluan beasiswa. Jenis ini dibuat oleh para pelajar maupun akademisi dengan tujuan meminta bantuan dana beasiswa program pendidikan, entah kepada pemerintah atau juga perusahaan.

    Surat permohonan beasiswa biasanya memiliki format khusus dari instansi atau perusahaan pemberi dana. Sehingga Anda hanya perlu mengisi surat tersebut sesuai susunan format yang tercantum.


Format Surat Permohonan

Surat permohonan sebetulnya memiliki ciri dan karakteristik sendiri agar dapat dikategorikan sebagai dokumen resmi. Umumnya, sejumlah format surat harus ditulis secara lengkap dan berurutan. Adapun format-format yang wajib ada dalam setiap surat permohonan adalah sebagai berikut.

  1. Kop / Kepala Surat
    Format yang selalu ada dalam surat permohonan adalah kop atau kepala surat. Selain untuk menginformasikan kepada penerima mengenai instansi atau pihak pengirim, kop surat juga menunjukkan bahwa dokumen Anda bersifat resmi. Isinya berupa nama lembaga pengirim beserta alamat lengkap dan logo.

    Namun, bila sobat OCBC tidak berasal dari sebuah lembaga resmi, maka kop tersebut bisa diganti menjadi judul surat. Adapun letaknya ialah di bagian paling atas dengan format rata tengah.

  2. Waktu Surat
    Penulisan waktu juga merupakan format penting dalam sebuah surat resmi. Ya, Anda perlu mencantumkan kapan surat dibuat dan batas waktu untuk menanggapinya. Biasanya, waktu surat ini ditulis di awal setelah kop surat pada bagian kanan. Namun, bisa juga disematkan di bagian akhir setelah salam penutup atau sebelum tanda tangan.

  3. Nomor Surat
    Dokumen resmi umumnya juga mempunyai nomor surat untuk menunjukkan urutan penulisan. Format ini biasa diletakkan pada bagian awal setelah kop surat, di sebelah kiri bawah, dan tepat sebelum lampiran.

  4. Perihal dan Lampiran
    Berikutnya ialah perihal dan lampiran yang menjelaskan garis besar isi surat. Anda dapat menuliskan maksud atau tujuan surat pada bagian perihal. Sementara, lampiran diisi bila memang ada berkas-berkas pendukung lainnya.

  5. Salam Pembuka dan Penutup
    Sama seperti surat pada umumnya, format yang wajib ada dalam surat permohonan adalah salam pembuka dan juga penutup. Salam pembuka diletakkan di awal sebelum isi, sedangkan penutup berada di akhir setelah inti surat sudah tersampaikan.

  6. Identitas Pengirim dan Penerima
    Poin penting lain dari surat permohonan adalah identitas pemohon serta penerima surat. Ya, hal ini ditujukan untuk memberi kejelasan kepada kedua belah pihak terkait maksud dari surat tersebut. Anda dapat menuliskan identitas ini di awal maupun akhir surat.

  7. Isi surat
    Isi merupakan bagian inti yang berada pada tengah surat. Dalam hal ini, Anda bisa menuliskan seluruh kebutuhan atau kepentingan secara rinci sesuai tujuan permohonan. Umumnya, isi surat ini hanya terdiri atas satu sampai dua paragraf singkat.

  8. Tanda Tangan dan Nama Terang
    Poin terakhir yang tidak kalah penting dari surat permohonan adalah tanda tangan dan nama terang. Sebagai pengirim, Anda perlu menuliskan tanda tangan beserta identitas (nama terang) menggunakan pena bertinta hitam.


Contoh Surat Permohonan

Agar lebih paham, berikut beberapa contoh surat permohonan yang bisa Anda jadikan referensi.




Demikianlah penjelasan mengenai pengertian surat permohonan serta jenis dan contohnya yang sobat OCBC perlu ketahui. Dalam dunia kerja, surat permohonan adalah salah satu syarat pengajuan izin bila Anda memiliki suatu kepentingan mendesak. Sehingga, penting bagi setiap karyawan memahami bagaimana cara pembuatannya.


Baca Juga:

Story for your Inspiration

Baca

Investasi - 9 Mei 2022

Investasi bertahap dengan Reksa Dana Berjangka

Baca

Investasi - 9 Mei 2022

Pasar Saham: Sell in May and Go Away?

See All

Produk Terkait

ONe Mobile

ONe Mobile

Download ONe Mobile