Staff Payroll Adalah: Pengertian, Tugas dan Kualifikasinya

14 Des 2022

Staff payroll adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengurus gaji seluruh karyawan.

Dalam sebuah perusahaan, staff payroll adalah pihak yang bertanggung jawab dalam pengurusan gaji karyawan.

Tugasnya meliputi keseluruhan proses dari menghitung besar gaji karyawan hingga melakukan pelaporan kepada atasan.

Di artikel ini, OCBC NISP akan membahas tentang apa itu staff payroll, tugas beserta kualifikasinya. Yuk simak!

Apa itu Staff Payroll?

Secara sederhana, staff payroll adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengurus gaji seluruh karyawan.

Lantas, apa sebenarnya sistem payroll itu? Menurut Investopedia, payroll system adalah proses pembayaran karyawan perusahaan.

Sistem ini meliputi beberapa tahapan mulai dari menghitung besaran gaji hingga mengirim uang ke rekening masing-masing karyawan.

Dalam proses penentuan gaji, seorang staff payroll tidak bisa seenak hati menetapkan jumlah besarannya.

Biasanya, mereka mempertimbangkan batas maksimal dana perusahaan dan peraturan upah minimum yang harus dipatuhi.

Di Indonesia, hal ini telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 yang berbunyi “upah dapat terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap–termasuk di dalamnya pembayaran jaminan sosial.”

Baca juga: Ini Cara Menghitung Upah Lembur Menurut Peraturan Pemerintah

Tugas Staff Payroll

Seperti dalam penjelasan sebelumnya, tugas staff payroll berhubungan erat dengan pengaturan gaji karyawan.

Lebih detail, berikut ini beberapa tugas atau job desk staff payroll yang perlu diketahui.

1. Menghitung Besar Upah Karyawan

Tentunya, salah satu tugas utama seorang staff payroll adalah untuk menghitung besar upah karyawan.

Dalam hal ini, mereka harus bisa menyesuaikan gaji, tunjangan dan bonus yang didapatkan dengan jam kerja atau tanggung jawab karyawan.

Misalnya, apabila ada karyawan yang mengambil lembur lebih banyak, staff payroll perlu memperhitungkan hal ini dalam penentuan besaran upah.

2. Memperbarui Data Karyawan

Tugas selanjutnya dari seorang staff payroll adalah memperbarui data karyawan.

Misalnya, ketika ada seorang karyawan yang keluar, seorang staff payroll bertugas untuk menghapus namanya guna menyesuaikan data.

Begitu pula ketika ada karyawan masuk, tugas staff payroll adalah melakukan input baru agar data selalu terbarukan.

3. Mengecek Absensi Karyawan

Selain memperbarui data dan menghitung besar upah karyawan, tugas lain dari seorang staff payroll adalah memeriksa absensi atau kehadiran karyawan.

Seluruh data mulai dari izin, sakit, absen dan lembur harus tercatat agar perusahaan dapat memberikan upah yang sesuai dengan kinerja karyawan.

4. Menyiapkan Slip Gaji Bulanan

Selanjutnya, staff payroll juga bertugas untuk menyiapkan slip gaji bulanan. Di dalamnya terdapat beberapa rincian terkait gaji pokok, uang lembur dan berbagai keterangan lainnya.

Slip gaji ini penting karena dapat dimanfaatkan oleh karyawan untuk berbagai keperluan, misalnya seperti kredit kendaraan, cicilan rumah dan lain sebagainya.

5. Membayarkan Gaji ke Karyawan

Keseluruhan proses di atas bermuara pada pembayaran gaji kepada karyawan.

Seorang staff payroll harus dapat memastikan bahwa pembayaran gaji dilakukan tepat waktu, misalnya setiap tanggal 28 setiap bulan.

Untuk prosesnya, pembayaran gaji dapat dilakukan secara otomatis maupun konvensional.

Jika dilakukan secara konvensional, berarti staff payroll mengirim gaji satu per satu ke rekening karyawan atau memberinya langsung dalam bentuk tunai.

Sedangkan untuk cara otomatis, biasanya perusahaan telah bekerja sama dengan bank untuk mengirimkan uang tersebut ke rekening masing-masing karyawan.

Baca juga: Payroll Bank: Pengertian, Cara Kerja, dan Keuntungannya

6. Membayarkan Pajak dan Jaminan Lainnya

Selain membayarkan gaji, staff payroll juga bertugas untuk membayarkan pajak dan jaminan yang dimiliki perusahaan.

Pajak penghasilan tentu akan dibayarkan ke negara, sementara jaminan lain ke penyelenggara. Dalam hal ini, jaminan yang dimaksud adalah BPJS kesehatan. 

7. Menyiapkan Laporan Kepada Atasan

Selanjutnya, tugas terakhir seorang staff payroll adalah menyiapkan laporan penggajian kepada atasan.

Laporan ini penting bagi perusahaan karena dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan dan evaluasi.

Kualifikasi Staff Payroll

Lantas, apa saja kualifikasi yang harus dimiliki oleh seorang payroll staff? Jika Anda tertarik untuk bekerja di bidang ini, berikut beberapa kualifikasi staff payroll yang perlu diketahui.

1. Pemahaman Soal Regulasi Kepegawaian dan Perpajakan

Agar proses penggajian di perusahaan dapat berjalanan sesuai dengan aturan yang berlaku, maka seorang payroll staff harus memiliki pemahaman terkait regulasi kepegawaian dan perpajakan.

2. Kemampuan Berhitung yang Baik

Meskipun kini telah banyak software payroll yang tersedia, namun skill menghitung tetap menjadi sebuah keharusan bagi seorang staff payroll.

Pasalnya, tugas staff payroll adalah berhubungan dengan uang. Jadi, mau tidak mau mereka harus tetap memiliki kemampuan berhitung yang baik agar terhindar dari kesalahan dan lebih akurat.

3. Problem Solving dan Perhatian Terhadap Hal-hal Detail

Di pekerjaan ini, staff payroll akan sering menemukan masalah seperti kesalahan perhitungan, penyimpanan perpajakan dan hal-hal terkait kepatuhan.

Oleh karena itu, agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik, salah satu skill yang harus dimiliki oleh seorang staff payroll adalah kemampuan menyelesaikan masalah atau problem solving.

Selain itu, mereka juga harus teliti agar segala kekeliruan atau human error dapat diminimalisir.

Baca juga: Apa itu Interpersonal Skill? 8 Contoh dan Cara Meningkatkannya

4. Bisa Mengoperasikan Software Terkait Administrasi

Selain soft skill, memiliki kemampuan hard skill seperti mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Word juga menjadi salah satu kualifikasi staff payroll.

Hal ini bertujuan agar pekerjaan dapat selesai lebih cepat dan mudah dengan menggunakan aplikasi pembantu semacam itu.

5. Kemampuan Komunikasi yang Baik

Selanjutnya, kualifikasi lain dari seorang staff payroll adalah memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Hal ini berguna agar mereka bisa bekerja sama dengan tim lain atau memberikan pengarahan kepada para karyawan terkait penggajian.

Gaji Staff Payroll

Lalu, berapa gaji staff payroll? Jika membicarakan tentang gaji, tentu saja jumlahnya bervariasi tergantung pada domisili dan ukuran perusahaan yang Anda tempati.

Namun, jika dilihat dari gaji rata-rata di Indonesia, seorang staff payroll dapat menghasilkan kurang lebih Rp4-5.9 juta per bulan.

Nah, demikian penjelasan tentang apa itu staff payroll beserta tugas dan kualifikasinya. Dari uraian di atas, dapat dipahami bahwa staff payroll adalah pihak yang berperan penting dalam pengurusan gaji para karyawan.

Tentunya, dengan adanya payroll staff, pemilik bisnis akan lebih terbantu dalam menyelesaikan pembayaran gaji kepada karyawan.

Nah, untuk mengetahui insight lebih lanjut tentang bisnis dan ekonomi, yuk kunjungi artikel lain di blog OCBC NISP!

Baca juga: Ekonomi Digital: Pengertian, Manfaat, dan Contohnya 

Story for your Inspiration

Baca

Tips & Trick - 1 Feb 2023

Berikan Yang Terbaik Saat Valentine, Asal Jangan Hal Ini!

Baca

Edukasi - 27 Jan 2023

Apa Itu Stress Spending? Ini Penyebab & Cara Menghindarinya

See All

Produk Terkait

Individu

Individu

Solusi perbankan OCBC NISP siap bantu kamu penuhi semua aspirasi dalam hidup #TAYTB

Download ONe Mobile